Testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa
Gazz.
Uff. 20 febbraio 2001, n. 42, S.O.
IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
VISTO l'articolo 87, comma quinto, della
Costituzione;
VISTO l'articolo 7 della legge 8 marzo
1999, n. 50, come modificato dall'articolo 1, comma 6, lettera e), della
legge 24 novembre 2000, n. 340;
VISTO il punto 4) dell'allegato 3 della
legge 8 marzo 1999, n. 50;
VISTO il decreto legislativo recante
testo unico delle disposizioni legislative in materia di documentazione
amministrativa;
VISTO il decreto del Presidente della
Repubblica recante il testo unico delle disposizioni regolamentari in
materia di documentazione amministrativa;
VISTE le preliminari deliberazioni del
Consiglio dei Ministri, adottate nelle riunioni del 25 agosto 2000 e del 6
ottobre 2000;
VISTO il parere della Conferenza
Stato-città, ai sensi dell'articolo 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997,
n. 281, espresso nella riunione del 14 settembre 2000;
UDITO il parere del Consiglio di Stato,
espresso dalla Sezione consultiva per gli alti normativi dell'adunanza del
18 settembre 2000;
ACQUISITO il parere delle competenti
Commissioni della Camera dei deputati e del Senato della Repubblica;
VISTA la deliberazione del Consiglio dei
Ministri, adottata nella riunione del 15 dicembre 2000;
Sulla proposta del Presidente del
Consiglio dei Ministri e del Ministro per la funzione pubblica, di concerto
con i Ministri dell'interno e della giustizia;
EMANA
il seguente decreto:
DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA RECANTE IL TESTO UNICO DELLE
DISPOSIZIONI LEGISLATIVE E REGOLAMENTARI
IN MATERIA DI DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
CAPO I
DEFINIZIONI E AMBITO DI APPLICAZIONE
Articolo 1 (R)
Definizioni
1. Ai fini del presente testo unico si intende per:
a) DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione, comunque formata, del
contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o,
comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. Le relative
modalità di trasmissione sono quelle indicate al capo II, sezione III del
presente testo unico.
b) DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione informatica di atti, fatti o
dati giuridicamente rilevanti.
c) DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO ogni documento munito di fotografia del
titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da
una pubblica amministrazione italiana o di altri Stati, che consente l'
identificazione personale del titolare.
d) DOCUMENTO D'IDENTITÀ la carta di identità ed ogni altro documento munito
di fotografia rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico,
dall'amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, con
la finalità prevalente di dimostrare l'identità personale del suo titolare.
e) DOCUMENTO D'IDENTITÀ ELETTRONICO il documento analogo alla carta
d'identità elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del
quindicesimo anno di età.
f) CERTIFICATO il documento rilasciato da una amministrazione pubblica
avente funzione di ricognizione, riproduzione e partecipazione a terzi di
stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri
pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche.
g) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE il documento, sottoscritto
dall'interessato, prodotto in sostituzione dei certificati di cui alla
lettera f).
h) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETA' il documento,
sottoscritto dall'interessato, concernente stati, qualità personali e
fatti, che siano a diretta conoscenza di questi, resa nelle forme previste
dal presente testo unico.
i) AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE l'attestazione, da parte di un pubblico
ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo
accertamento dell'identità della persona che sottoscrive.
l) LEGALIZZAZIONE DI FIRMA l'attestazione ufficiale della legale qualità di
chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti,
nonché dell'autenticità della firma stessa.
m) LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA l'attestazione, da parte di una pubblica
amministrazione competente, che un'immagine fotografica corrisponde alla
persona dell'interessato.
n) FIRMA DIGITALE il risultato della procedura informatica (validazione) basata
su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata,
che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario
tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di
verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un
insieme di documenti informatici.
o) AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI le amministrazioni e, nei rapporti con
l'utenza, i gestori di pubblici servizi che ricevono le dichiarazioni
sostitutive di cui alle lettere g) e h) o provvedono agli accertamenti
d'ufficio ai sensi dell'art. 43.
p) AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI le amministrazioni e i gestori di pubblici
servizi che detengono nei propri archivi le informazioni e i dati contenuti
nelle dichiarazioni sostitutive, o richiesti direttamente dalle
amministrazioni procedenti ai sensi degli articoli 43 e 71.
q) GESTIONE DEI DOCUMENTI l'insieme delle attività finalizzate alla
registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione,
assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti
dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione
d'archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi
automatizzati.
r) SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI l'insieme delle risorse di
calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure
informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei
documenti.
s) SEGNATURA DI PROTOCOLLO l'apposizione o l'associazione, all'originale
del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni
riguardanti il documento stesso.
Articolo 2 (L)
Oggetto
1. Le norme del presente testo unico disciplinano la formazione, il
rilascio, la tenuta e la conservazione, la gestione, la trasmissione di
atti e documenti da parte di organi della pubblica amministrazione;
disciplinano altresì la produzione di atti e documenti agli organi della
pubblica amministrazione nonché ai gestori di pubblici servizi nei rapporti
tra loro e in quelli con l'utenza, e ai privati che vi consentono. Le norme
concernenti i documenti informatici e la firma digitale, contenute nel capo
II, si applicano anche nei rapporti tra privati come previsto dall'articolo
15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59.
Articolo 3 (R)
Soggetti
1. Le disposizioni del presente testo unico si applicano ai cittadini
italiani e dell'Unione europea, alle persone giuridiche, alle società di
persone, alle pubbliche amministrazioni e agli enti, alle associazioni e ai
comitati aventi sede legale in Italia o in uno dei Paesi dell'Unione
europea. (R)
2. I cittadini di Stati non appartenenti all'Unione regolarmente
soggiornanti in Italia, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di
cui agli articoli 46 e 47 limitatamente agli stati, alle qualità personali
e ai fatti certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici
italiani, fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei
regolamenti concernenti la disciplina dell'immigrazione e la condizione
dello straniero. (R)
3. Al di fuori dei casi previsti al comma 2, i cittadini di Stati non
appartenenti all'Unione autorizzati a soggiornare nel territorio dello
Stato possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli
46 e 47 nei casi in cui la produzione delle stesse avvenga in applicazione
di convenzioni internazionali fra l'Italia ed il Paese di provenienza del
dichiarante. (R)
4. Al di fuori dei casi di cui ai commi 2 e 3 gli stati, le qualità
personali e i fatti, sono documentati mediante certificati o attestazioni
rilasciati dalla competente autorità dello Stato estero, corredati di
traduzione in lingua italiana autenticata dall'autorità consolare italiana
che ne attesta la conformità all'originale, dopo aver ammonito
l'interessato sulle conseguenze penali della produzione di atti o documenti
non veritieri.
Articolo 4 (R)
Impedimento alla sottoscrizione e alla dichiarazione
1. La dichiarazione di chi non sa o non può firmare è raccolta dal pubblico
ufficiale previo accertamento dell'identità del dichiarante. Il pubblico ufficiale
attesta che la dichiarazione è stata a lui resa dall'interessato in
presenza di un impedimento a sottoscrivere. (R)
2. La dichiarazione nell'interesse di chi si trovi in una situazione di
impedimento temporaneo, per ragioni connesse allo stato di salute, è
sostituita dalla dichiarazione, contenente espressa indicazione
dell'esistenza di un impedimento, resa dal coniuge o, in sua assenza, dai
figli o, in mancanza di questi, da altro parente in linea retta o
collaterale fino al terzo grado, al pubblico ufficiale, previo accertamento
dell'identità del dichiarante. (R)
3. Le disposizioni del presente articolo non si applicano in materia di
dichiarazioni fiscali. (R)
Articolo 5 (L)
Rappresentanza legale
1. Se l'interessato è soggetto alla potestà dei genitori, a tutela, o a
curatela, le dichiarazioni e i documenti previsti dal presente testo unico
sono sottoscritti rispettivamente dal genitore esercente la potestà, dal
tutore, o dall'interessato stesso con l'assistenza del curatore.
CAPO II
DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
SEZIONE I
DOCUMENTI AMMINISTRATIVI E ATTI PUBBLICI
Articolo 6 (L-R)
Riproduzione e conservazione di documenti
1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a
tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili,
la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è
prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto
fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la
conformità dei documenti agli originali. (L)
2. Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al
comma 1 si intendono soddisfatti, sia ai fini amministrativi che probatori,
anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate sono
conformi alle regole tecniche dettate dall'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione. (L)
3. I limiti e le modalità tecniche della riproduzione e dell'autenticazione
dei documenti di cui al comma 1, su supporto fotografico o con altro mezzo
tecnico idoneo a garantire la conformità agli originali, sono stabiliti con
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri.
4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le
attività culturali sugli archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli
archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, ai sensi delle
disposizioni del Capo II del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490.
Articolo 7 (L)
Redazione e stesura di atti pubblici
1. Le leggi, i decreti, gli atti ricevuti dai notai, tutti gli altri atti
pubblici, e le certificazioni sono redatti, anche promiscuamente, con
qualunque mezzo idoneo, atto a garantirne la conservazione nel tempo.
2. Il testo degli atti pubblici comunque redatti non deve contenere lacune,
aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse
abbreviazioni, acronimi, ed espressioni in lingua straniera, di uso comune.
Qualora risulti necessario apportare variazioni al testo, si provvede in
modo che la precedente stesura resti leggibile.
SEZIONE II
DOCUMENTO INFORMATICO
Articolo 8 (R)
Documento informatico
1. Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su
supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono
validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle
disposizioni del presente testo unico.
2. Le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione,
la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei
documenti informatici sono definite con decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri sentiti l'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione e il Garante per la protezione dei dati personali. Esse
sono adeguate alle esigenze dettate dall'evoluzione delle conoscenze
scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno biennale.
3. Con il medesimo decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sono
definite le misure tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire
l'integrità, la disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute
nel documento informatico anche con riferimento all'eventuale uso di chiavi
biometriche di cui all'articolo 22, lettera e).
4. Restano ferme le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza
dei dati personali.
Articolo 9 (R)
Documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
1. Gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i documenti
informatici delle pubbliche amministrazioni, costituiscono informazione
primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di
supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
2. Nelle operazioni riguardanti le attività di produzione, immissione,
conservazione, riproduzione e trasmissione di dati, documenti ed atti
amministrativi con sistemi informatici e telematici, ivi compresa
l'emanazione degli atti con i medesimi sistemi, devono essere indicati e
resi facilmente individuabili sia i dati relativi alle amministrazioni
interessate sia il soggetto che ha effettuato l'operazione.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono a definire e a rendere
disponibili per via telematica moduli e formulari elettronici validi ad
ogni effetto di legge.
4. Le regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti
informatici delle pubbliche amministrazioni sono definite dall'Autorità per
l'informatica nella pubblica amministrazione d'intesa con l'amministrazione
degli archivi di Stato e, per il materiale classificato, con le
Amministrazioni della difesa, dell'interno e delle finanze, rispettivamente
competenti.
Articolo 10 (R)
Forma ed efficacia del documento informatico
1. Il documento informatico sottoscritto con firma digitale, redatto in
conformità alle regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2 e per le
pubbliche amministrazioni, anche di quelle di cui all'articolo 9, comma 4,
soddisfa il requisito legale della forma scritta e ha efficacia probatoria
ai sensi dell'articolo 2712 del Codice civile.
2. Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro
riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalità
definite con decreto del Ministro delle finanze.
3. Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale ai sensi
dell'articolo 23, ha efficacia di scrittura privata ai sensi dell'articolo
2702 del codice civile.
4. Il documento informatico redatto in conformità alle regole tecniche di
cui all'articolo 8, comma 2 soddisfa l'obbligo previsto dagli articoli 2214
e seguenti del codice civile e da ogni altra analoga disposizione
legislativa o regolamentare.
Articolo 11 (R)
Contratti stipulati con strumenti informatici o per via telematica
1. I contratti stipulati con strumenti informatici o per via telematica
mediante l'uso della firma digitale secondo le disposizioni del presente
testo unico sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge.
2. Ai contratti indicati al comma 1 si applicano le vigenti disposizioni in
materia di contratti negoziati al di fuori dei locali commerciali.
Articolo 12 (R)
Pagamenti informatici
1. Il trasferimento elettronico dei pagamenti tra privati, pubbliche
amministrazioni e tra queste e soggetti privati è effettuato secondo le
regole tecniche definite col decreto di cui all'articolo 8, comma 2.
Articolo 13 (R)
Libri e scritture
1. I libri, i repertori e le scritture, ivi compresi quelli previsti dalla
legge sull'ordinamento del notariato e degli archivi notarili di cui sia
obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supporti
informatici in conformità alle disposizioni del presente testo unico e
secondo le regole tecniche definite col decreto di cui all'articolo 8,
comma 2.
SEZIONE III
TRASMISSIONE DI DOCUMENTI
Articolo 14 (R)
Trasmissione del documento informatico
1. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato
e pervenuto al destinatario, se trasmesso all'indirizzo elettronico da
questi dichiarato.
2. La data e l'ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di un
documento informatico, redatto in conformità alle disposizioni del presente
testo unico e alle regole tecniche di cui agli articoli 8, comma 2 e 9,
comma 4, sono opponibili ai terzi.
3. La trasmissione del documento informatico per via telematica, con
modalità che assicurino l'avvenuta consegna, equivale alla notificazione
per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.
Articolo 15 (L)
Trasmissione dall'estero di atti agli uffici di stato civile
1. In materia di trasmissione di atti o copie di atti di stato civile o di
dati concernenti la cittadinanza da parte delle rappresentanze diplomatiche
e consolari italiane, si osservano le disposizioni speciali sulle funzioni
e sui poteri consolari.
Articolo 16 (R)
Riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti trasmessi
1. Al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali di cui agli
articoli 22 e 24 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, i certificati ed i
documenti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni possono contenere
soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali
previste da legge o da regolamento e strettamente necessarie per il
perseguimento delle finalità per le quali vengono acquisite.
2. Ai fini della dichiarazione di nascita il certificato di assistenza al
parto è sempre sostituito da una semplice attestazione contenente i soli
dati richiesti nei registri di nascita.
3. Ai fini statistici, i direttori sanitari inviano copia del certificato
di assistenza al parto, privo di elementi identificativi diretti delle
persone interessate, ai competenti enti ed uffici del Sistema statistico
nazionale, secondo modalità preventivamente concordate. L'Istituto
nazionale di statistica, sentiti il Ministero della sanità e il Garante per
la protezione dei dati personali, determina nuove modalità tecniche e
procedure per la rilevazione dei dati statistici di base relativi agli
eventi di nascita e per l'acquisizione dei dati relativi ai nati affetti da
malformazioni e ai nati morti nel rispetto dei princìpi contenuti nelle
disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
Articolo 17 (R)
Segretezza della corrispondenza trasmessa per via telematica
1. Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti,
dati e documenti formati con strumenti informatici non possono prendere
cognizione della corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o
cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni anche in forma sintetica o
per estratto sull'esistenza o sul contenuto di corrispondenza,
comunicazioni o messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti
di informazioni per loro natura o per espressa indicazione del mittente
destinate ad essere rese pubbliche.
2. Agli effetti del presente testo unico, gli atti, i dati e i documenti
trasmessi per via telematica si considerano, nei confronti del gestore del
sistema di trasporto delle informazioni, di proprietà del mittente sino a
che non sia avvenuta la consegna al destinatario.
SEZIONE IV
COPIE AUTENTICHE, AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONI
Articolo 18 (L-R)
Copie autentiche
1. Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono
essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della
riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento. Esse possono essere
validamente prodotte in luogo degli originali. (L)
2. L'autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal
quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale, o al quale
deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio, cancelliere,
segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Essa
consiste nell'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine
della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve
altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli
impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché apporre
la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia
dell'atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la
propria firma a margine di ciascun foglio intermedio. Per le copie di atti
e documenti informatici si applicano le disposizioni contenute
nell'articolo 20. (L)
3. Nei casi in cui l'interessato debba presentare alle amministrazioni o ai
gestori di pubblici servizi copia autentica di un documento,
l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del
procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la
documentazione, su esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito
dello stesso presso l'amministrazione procedente. In tal caso la copia
autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso. (R)
Articolo 19 (R)
Modalità alternative all'autenticazione di copie
1. La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà di cui all'articolo
47 può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento
conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una
pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio sono
conformi all'originale. Tale dichiarazione può altresì riguardare la
conformità all'originale della copia dei documenti fiscali che devono
essere obbligatoriamente conservati dai privati.
Articolo 20 (R)
Copie di atti e documenti informatici
1. I duplicati, le copie, gli estratti del documento informatico, anche se
riprodotti su diversi tipi di supporto, sono validi a tutti gli effetti di
legge se conformi alle disposizioni del presente testo unico.
2. I documenti informatici contenenti copia o riproduzione di atti
pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e
documenti amministrativi di ogni tipo, spediti o rilasciati dai depositari
pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai
sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o
associata la firma digitale di colui che li spedisce o rilascia, secondo le
disposizioni del presente testo unico.
3. Le copie su supporto informatico di documenti, formati in origine su
supporto cartaceo o, comunque, non informatico, sostituiscono, ad ogni
effetto di legge, gli originali da cui sono tratte se la loro conformità
all'originale è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a
ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e
asseverata secondo le regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2.
4. La spedizione o il rilascio di copie di atti e documenti di cui al comma
2 esonera dalla produzione e dalla esibizione dell'originale formato su
supporto cartaceo quando richieste ad ogni effetto di legge.
5. Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti
dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di
legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono
conformi alle regole tecniche dettate nell'articolo 8, comma 2.
Articolo 21 (R)
Autenticazione delle sottoscrizioni
1. L'autenticità della sottoscrizione di qualsiasi istanza o
dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà da produrre agli organi
della pubblica amministrazione, nonché ai gestori di servizi pubblici è
garantita con le modalità di cui all'art. 38, comma 2 e comma 3. (R)
2. Se l'istanza o la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è
presentata a soggetti diversi da quelli indicati al comma 1 o a questi
ultimi al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici,
l'autenticazione è redatta da un notaio, cancelliere, segretario comunale,
dal dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente
incaricato dal Sindaco; in tale ultimo caso, l'autenticazione è redatta di
seguito alla sottoscrizione e il pubblico ufficiale, che autentica, attesta
che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento
dell'identità del dichiarante, indicando le modalità di identificazione, la
data ed il luogo di autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica
rivestita, nonché apponendo la propria firma e il timbro dell'ufficio. (R)
SEZIONE V
FIRMA DIGITALE
Articolo 22 (R)
Definizioni
1. Ai fini del presente Testo unico si intende:
a) per sistema di validazione, il sistema informatico e crittografico in
grado di generare ed apporre la firma digitale o di verificarne la
validità;
b) per chiavi asimmetriche, la coppia di chiavi crittografiche, una privata
ed una pubblica, correlate tra loro, da utilizzarsi nell'ambito dei sistemi
di validazione o di cifratura di documenti informatici;
c) per chiave privata, l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche,
destinato ad essere conosciuto soltanto dal soggetto titolare, mediante il
quale si appone la firma digitale sul documento informatico o si decifra il
documento informatico in precedenza cifrato mediante la corrispondente
chiave pubblica;
d) per chiave pubblica, l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche
destinato ad essere reso pubblico, con il quale si verifica la firma
digitale apposta sul documento informatico dal titolare delle chiavi
asimmetriche o si cifrano i documenti informatici da trasmettere al
titolare delle predette chiavi;
e) per chiave biometrica, la sequenza di codici informatici utilizzati
nell'ambito di meccanismi di sicurezza che impiegano metodi di verifica
dell'identità personale basati su specifiche caratteristiche fisiche
dell'utente;
f) per certificazione, il risultato della procedura informatica, applicata
alla chiave pubblica e rilevabile dai sistemi di validazione, mediante la
quale si garantisce la corrispondenza biunivoca tra chiave pubblica e
soggetto titolare cui essa appartiene, si identifica quest'ultimo e si
attesta il periodo di validità della predetta chiave ed il termine di
scadenza del relativo certificato, in ogni caso non superiore a tre anni;
g) per validazione temporale, il risultato della procedura informatica, con
cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un
orario opponibili ai terzi;
h) per indirizzo elettronico, l'identificatore di una risorsa fisica o
logica in grado di ricevere e registrare documenti informatici;
i) per certificatore, il soggetto pubblico o privato che effettua la
certificazione, rilascia il certificato della chiave pubblica, lo pubblica
unitamente a quest'ultima, pubblica ed aggiorna gli elenchi dei certificati
sospesi e revocati;
l) per revoca del certificato, l'operazione con cui il certificatore
annulla la validità del
certificato da un dato momento, non retroattivo, in poi;
m) per sospensione del certificato, l'operazione con cui il certificatore
sospende la validità del certificato per un determinato periodo di tempo;
n) per validità del certificato, l'efficacia, e l'opponibilità al titolare
della chiave pubblica, dei dati in esso contenuti;
o) per regole tecniche, le specifiche di carattere tecnico, ivi compresa
ogni disposizione che ad esse si applichi.
Articolo 23 (R)
Firma digitale
1. A ciascun documento informatico, o a un gruppo di documenti informatici,
nonché al duplicato o copia di essi, può essere apposta, o associata con
separata evidenza informatica, una firma digitale.
2. L'apposizione o l'associazione della firma digitale al documento
informatico equivale alla sottoscrizione prevista per gli atti e documenti
in forma scritta su supporto cartaceo.
3. La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto
ed al documento o all'insieme di documenti cui è apposta o associata.
4. Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi una chiave
privata la cui corrispondente chiave pubblica non risulti scaduta di
validità ovvero non risulti revocata o sospesa ad opera del soggetto
pubblico o privato che l'ha certificata.
5. L'uso della firma apposta o associata mediante una chiave revocata,
scaduta o sospesa equivale a mancata sottoscrizione. La revoca o la
sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della
pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non
dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti interessate.
6. L'apposizione di firma digitale integra e sostituisce, ad ogni fine previsto
dalla normativa vigente, l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri,
contrassegni e marchi di qualsiasi genere.
7. Attraverso la firma digitale devono potersi rilevare nei modi e con le
tecniche definiti con il decreto di cui all'articolo 8, comma 2, gli
elementi identificativi del soggetto titolare della firma, del soggetto che
l'ha certificata e del registro su cui essa è pubblicata per la
consultazione.
Articolo 24 (R)
Firma digitale autenticata
1. Si ha per riconosciuta, ai sensi dell'articolo 2703 del codice civile,
la firma digitale, la cui apposizione è autenticata dal notaio o da altro
pubblico ufficiale autorizzato.
2. L'autenticazione della firma digitale consiste nell'attestazione, da
parte del pubblico ufficiale, che la firma digitale è stata apposta in sua
presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale,
della validità della chiave utilizzata e del fatto che il documento
sottoscritto risponde alla volontà della parte e non è in contrasto con
l'ordinamento giuridico ai sensi dell'articolo 28, primo comma, n.1 della
legge 6 febbraio 1913, n.89.
3. L'apposizione della firma digitale da parte del pubblico ufficiale
integra e sostituisce ad ogni fine di legge la apposizione di sigilli,
punzoni, timbri, contrassegni e marchi comunque previsti.
4. Se al documento informatico autenticato deve essere allegato altro
documento formato in originale su altro tipo di supporto, il pubblico
ufficiale può allegare copia informatica autenticata dell'originale,
secondo le disposizioni dell'articolo 20, comma 3.
5. Ai fini e per gli effetti della presentazione di istanze agli organi
della pubblica amministrazione si considera apposta in presenza del
dipendente addetto la firma digitale inserita nel documento informatico
presentato o depositato presso pubbliche amministrazioni.
6. La presentazione o il deposito di un documento per via telematica o su
supporto informatico ad una pubblica amministrazione sono validi a tutti
gli effetti di legge se vi sono apposte la firma digitale e la validazione
temporale a norma del presente testo unico.
Articolo 25 (R)
Firma di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
1. In tutti i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni la
firma autografa o la firma, comunque prevista, è sostituita dalla firma
digitale, in conformità alle norme del presente testo unico.
2. L'uso della firma digitale integra e sostituisce ad ogni fine di legge
l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi comunque
previsti.
Articolo 26 (R)
Deposito della chiave privata
1. Il titolare della coppia di chiavi asimmetriche può ottenere il deposito
in forma segreta della chiave privata presso un notaio o altro pubblico
depositario autorizzato.
2. La chiave privata di cui si richiede il deposito può essere registrata
su qualsiasi tipo di supporto idoneo a cura del depositante e deve essere
consegnata racchiusa in un involucro sigillato in modo che le informazioni
non possano essere lette, conosciute od estratte senza rotture od
alterazioni.
3. Le modalità del deposito sono regolate dalle disposizioni dell'articolo
605 del codice civile, in quanto applicabili.
Articolo 27 (R)
Certificazione delle chiavi
1. Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi asimmetriche di
cifratura con gli effetti di cui all'articolo 8, comma 1 deve munirsi di
una idonea coppia di chiavi e rendere pubblica una di esse mediante la
procedura di certificazione.
2. Le chiavi pubbliche di cifratura sono custodite per un periodo non
inferiore a dieci anni a cura del certificatore e, dal momento iniziale
della loro valutabilità, sono consultabili in forma telematica.
3. Salvo quanto previsto dall'articolo 29, le attività di certificazione
sono effettuate da certificatori inclusi, sulla base di una dichiarazione
anteriore all'inizio dell'attività, in apposito elenco pubblico,
consultabile in via telematica, predisposto tenuto e aggiornato a cura
dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione, e dotati
dei seguenti requisiti, specificati con il decreto di cui all'articolo 8,
comma 2:
a) forma di società per azioni e capitale sociale non inferiore a quello
necessario ai fini dell'autorizzazione all'attività bancaria, se soggetti
privati;
b) possesso da parte dei rappresentanti legali e dei soggetti preposti
all'amministrazione, dei requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che
svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso banche;
c) affidamento che, per competenza ed esperienza, i responsabili tecnici
del certificatore e il personale addetto all'attività di certificazione
siano in grado di rispettare le norme del presente regolamento e le regole
tecniche di cui all'articolo 8, comma 2;
d) qualità dei processi informatici e dei relativi prodotti, sulla base di
standard riconosciuti a livello internazionale.
4. La procedura di certificazione di cui al comma 1 può essere svolta anche
da un certificatore operante sulla base di licenza o autorizzazione
rilasciata da altro Stato membro dell'Unione europea o dello Spazio
economico europeo, sulla base di equivalenti requisiti.
Articolo 28 (R)
Obblighi dell'utente e del certificatore
1. Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi asimmetriche o della
firma digitale, è tenuto ad adottare tutte le misure organizzative e
tecniche idonee ad evitare danno ad altri.
2. Il certificatore è tenuto a:
a) identificare con certezza la persona che fa richiesta della
certificazione;
b) rilasciare e rendere pubblico il certificato avente le caratteristiche
fissate con il decreto di cui all'articolo 8, comma 2;
c) specificare, su richiesta dell'istante, e con il consenso del terzo
interessato, la sussistenza dei poteri di rappresentanza o di altri titoli
relativi all'attività professionale o a cariche rivestite;
d) attenersi alle regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2;
e) informare i richiedenti, in modo compiuto e chiaro, sulla procedura di
certificazione e sui necessari requisiti tecnici per accedervi;
f) attenersi alle misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati
personali,emanate ai sensi dell'articolo 15, comma 2 della legge 31
dicembre 1996, n. 675;
g) non rendersi depositario di chiavi private;
h) procedere tempestivamente alla revoca od alla sospensione del
certificato in caso di richiesta da parte del titolare o del terzo dal
quale derivino i poteri di quest'ultimo, di perdita del possesso della
chiave, di provvedimento dell'autorità, di acquisizione della conoscenza di
cause limitative della capacità del titolare, di sospetti abusi o
falsificazioni;
i) dare immediata pubblicazione della revoca e della sospensione della
coppia di chiavi asimmetriche;
l) dare immediata comunicazione all'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione ed agli utenti, con un preavviso di almeno sei
mesi, della cessazione dell'attività e della conseguente rilevazione della
documentazione da parte di altro certificatore o del suo annullamento.
Articolo 29 (R)
Chiavi di cifratura della pubblica amministrazione
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono autonomamente, con riferimento
al proprio ordinamento, alla generazione, alla conservazione, alla
certificazione ed all'utilizzo delle chiavi pubbliche di competenza.
2. Con il decreto di cui all'articolo 8 sono disciplinate le modalità di
formazione, di pubblicità, di conservazione, certificazione e di utilizzo
delle chiavi pubbliche delle pubbliche amministrazioni.
3. Le chiavi pubbliche dei pubblici ufficiali non appartenenti alla
pubblica amministrazione sono certificate e pubblicate autonomamente in
conformità alle leggi ed ai regolamenti che definiscono l'uso delle firme
autografe nell'ambito dei rispettivi ordinamenti giuridici.
4. Le chiavi pubbliche di ordini ed albi professionali legalmente
riconosciuti e dei loro legali rappresentanti sono certificate e pubblicate
a cura del Ministro di grazia e giustizia o suoi delegati.
SEZIONE VI
LEGALIZZAZIONE DI FIRME E DI FOTOGRAFIE
Articolo 30 (L)
Modalità per la legalizzazione di firme
1. Nelle legalizzazioni devono essere indicati il nome e il cognome di
colui la cui firma si legalizza. Il pubblico ufficiale legalizzante deve
indicare la data e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e
cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso
ed il timbro dell'ufficio.
Articolo 31 (L)
Atti non soggetti a legalizzazione
1. Salvo quanto previsto negli articoli 32 e 33, non sono soggette a
legalizzazione le firme apposte da pubblici funzionari o pubblici ufficiali
su atti, certificati, copie ed estratti dai medesimi rilasciati. Il
funzionario o pubblico ufficiale deve indicare la data e il luogo del
rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre
la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Articolo 32 (L)
Legalizzazione di firme di capi di scuole parificate o legalmente
riconosciute
1. Le firme dei capi delle scuole parificate o legalmente riconosciute sui
diplomi originali o sui certificati di studio da prodursi ad uffici
pubblici fuori della provincia in cui ha sede la scuola sono legalizzate
dal provveditore agli studi.
Articolo 33 (L)
Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero
1. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere
all'estero davanti ad autorità estere sono, ove da queste richiesto,
legalizzate a cura dei competenti organi, centrali o periferici, del
Ministero competente, o di altri organi e autorità delegati dallo stesso.
2. Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e
da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o
consolari italiane all'estero. Le firme apposte su atti e documenti dai
competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o
dai funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione. Si
osserva l'articolo 31.
3. Agli atti e documenti indicati nel comma precedente, redatti in lingua
straniera, deve essere allegata una traduzione in lingua italiana
certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza
diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale.
4. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere nello
Stato, rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera
residente nello Stato, sono legalizzate a cura delle prefetture.
5. Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della
traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali.
Articolo 34 (L)
Legalizzazione di fotografie
1. Le amministrazioni competenti per il rilascio di documenti personali
sono tenute a legalizzare le prescritte fotografie presentate personalmente
dall'interessato. Su richiesta di quest'ultimo le fotografie possono
essere, altresì, legalizzate dal dipendente incaricato dal Sindaco.
2. La legalizzazione delle fotografie prescritte per il rilascio dei
documenti personali non è soggetta all'obbligo del pagamento dell'imposta
di bollo.
SEZIONE VII
DOCUMENTI DI RICONOSCIMENTO E DI IDENTITA'
Articolo 35 (L -R)
Documenti di identità e di riconoscimento
1. In tutti i casi in cui nel presente testo unico viene richiesto un
documento di identità, esso può sempre essere sostituito dal documento di
riconoscimento equipollente ai sensi del comma 2. (R)
2. Sono equipollenti alla carta di identità il passaporto, la patente di
guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino di
abilitazione alla conduzione di impianti termici, il porto d'armi, le
tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di
altra segnatura equivalente, rilasciate da un'amministrazione dello Stato. (R)
3. Nei documenti d'identità e di riconoscimento non è necessaria l'indicazione
o l'attestazione dello stato civile, salvo specifica istanza del
richiedente. (L)
Articolo 36 (L)
Carta d'identità e documenti elettronici
1. Le caratteristiche e le modalità per il rilascio della carta d'identità
elettronica e del documento d'identità elettronico sono definite con
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri su proposta del Ministro
dell'interno, di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sentito
il Garante per la protezione dei dati personali.
2. La carta d'identità elettronica e l'analogo documento, rilasciato a
seguito della denuncia di nascita e prima del compimento del quindicesimo
anno, devono contenere:
a) i dati identificativi della persona;
b) il codice fiscale;
3. La carta d'identità e il documento elettronico possono contenere:
a) l'indicazione del gruppo sanguigno;
b) le opzioni di carattere sanitario previste dalla legge;
c) i dati biometrici indicati col decreto di cui al comma 1, con
esclusione, in ogni caso, del DNA;
d) tutti gli altri dati utili al fine di razionalizzare e semplificare
l'azione amministrativa e i servizi resi al cittadino, anche per mezzo dei
portali, nel rispetto della normativa in materia di riservatezza;
e) le procedure informatiche e le informazioni che possono o debbono essere
conosciute dalla pubblica amministrazione e da altri soggetti ivi compresa
la chiave biometrica, occorrenti per la firma digitale.
4. La carta d'identità elettronica può altresì essere utilizzata per il
trasferimento elettronico dei pagamenti tra soggetti privati e pubbliche
amministrazioni.
5. Con decreto del Ministro dell'interno, sentiti l'Autorità per
l'informatica nella pubblica amministrazione, il Garante per la protezione
dei dati personali e la Conferenza Stato-città ed autonomie locali, sono
dettate le regole tecniche e di sicurezza relative alle tecnologie e ai
materiali utilizzati per la produzione delle carte di identità e dei
documenti di riconoscimento di cui al presente articolo. Le predette regole
sono adeguate con cadenza almeno biennale in relazione alle esigenze
dettate dall'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche.
6. Nel rispetto della disciplina generale fissata dai decreti di cui al
presente articolo e delle vigenti disposizioni in materia di protezione dei
dati personali, le pubbliche amministrazioni, nell'ambito dei rispettivi
ordinamenti, possono sperimentare modalità di utilizzazione dei documenti
di cui al presente articolo per l'erogazione di ulteriori servizi o
utilità.
7. La carta di identità, ancorché su supporto cartaceo, può essere
rinnovata a decorrere dal centottantesimo giorno precedente la scadenza.
SEZIONE VIII
REGIME FISCALE
Articolo 37 (L)
Esenzioni fiscali
1. Le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 sono esenti
dall'imposta di bollo.
2. L'imposta di bollo non è dovuta quando per le leggi vigenti sia esente
da bollo l'atto sostituito ovvero quello nel quale è apposta la firma da
legalizzare.
CAPO III
SEMPLIFICAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
SEZIONE I
ISTANZE E DICHIARAZIONI DA PRESENTARE ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Articolo 38 (L-R)
Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze
1. Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica
amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere
inviate anche per fax e via telematica. (L)
2. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide se
sottoscritte mediante la firma digitale o quando il sottoscrittore è
identificato dal sistema informatico con l'uso della carta di identità
elettronica. (R)
3. Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da
produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o
esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte dall'interessato in
presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente
a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del
sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è inserita nel
fascicolo. Le istanze e la copia fotostatica del documento di identità
possono essere inviate per via telematica; nei procedimenti di
aggiudicazione di contratti pubblici, detta facoltà è consentita nei limiti
stabiliti dal regolamento di cui all'articolo 15, comma 2 della legge 15
marzo 1997, n.59. (L)
Articolo 39 (L)
Domande per la partecipazione a concorsi pubblici
1. La sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per
l'assunzione, a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni,
nonché ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli
culturali non è soggetta ad autenticazione.
SEZIONE II
CERTIFICATI
Articolo 40 (L)
Certificazioni contestuali
1. Le certificazioni da rilasciarsi da uno stesso ufficio in ordine a
stati, qualità personali e fatti, concernenti la stessa persona,
nell'ambito del medesimo procedimento, sono contenute in un unico
documento.
Articolo 41 (L)
Validità dei certificati
1. I certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti
stati, qualità personali e fatti non soggetti a modificazioni hanno
validità illimitata. Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi
dalla data di rilascio se disposizioni di legge o regolamentari non
prevedono una validità superiore.
2. I certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli
estratti e le copie integrali degli atti di stato civile sono ammessi dalle
pubbliche amministrazioni nonché dai gestori o esercenti di pubblici
servizi anche oltre i termini di validità nel caso in cui l'interessato
dichiari, in fondo al documento, che le informazioni contenute nel
certificato stesso non hanno subìto variazioni dalla data di rilascio. Il
procedimento per il quale gli atti certificativi sono richiesti deve avere
comunque corso, una volta acquisita la dichiarazione dell'interessato.
Resta ferma la facoltà di verificare la veridicità e la autenticità delle
attestazioni prodotte. In caso di falsa dichiarazione si applicano le
disposizioni di cui all'articolo 76.
Articolo 42 (R)
Certificati di abilitazione
1. Tutti i titoli di abilitazione rilasciati al termine di corsi di
formazione o di procedimenti autorizzatori all'esercizio di determinate
attività, ancorché definiti "certificato", sono denominati
rispettivamente "diploma" o "patentino".
SEZIONE III
ACQUISIZIONE DIRETTA DI DOCUMENTI
Articolo 43 (L-R)
Accertamenti d'ufficio
1. Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi non possono
richiedere atti o certificati concernenti stati, qualità personali e fatti
che risultino elencati all'art. 46, che siano attestati in documenti già in
loro possesso o che comunque esse stesse siano tenute a certificare. In
luogo di tali atti o certificati i soggetti indicati nel presente comma
sono tenuti ad acquisire d'ufficio le relative informazioni, previa
indicazione, da parte dell'interessato, dell'amministrazione competente e
degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei
dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta
dall'interessato. (R)
2. Fermo restando il divieto di accesso a dati diversi da quelli di cui è
necessario acquisire la certezza o verificare l'esattezza, si considera
operata per finalità di rilevante interesse pubblico, ai fini di quanto
previsto dal decreto legislativo 11 maggio 1999, n. 135, la consultazione
diretta, da parte di una pubblica amministrazione o di un gestore di
pubblico servizio, degli archivi dell'amministrazione certificante,
finalizzata all'accertamento d'ufficio di stati, qualità e fatti ovvero al
controllo sulle dichiarazioni sostitutive presentate dai cittadini. Per
l'accesso diretto ai propri archivi l'amministrazione certificante rilascia
all'amministrazione procedente apposita autorizzazione in cui vengono
indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la
riservatezza dei dati personali ai sensi della normativa vigente. (L)
3. Quando l'amministrazione procedente opera l'acquisizione d'ufficio ai
sensi del precedente comma, può procedere anche per fax e via telematica. (R)
4. Al fine di agevolare l'acquisizione d'ufficio di informazioni e dati
relativi a stati, qualità personali e fatti, contenuti in albi, elenchi o
pubblici registri, le amministrazioni certificanti sono tenute a consentire
alle amministrazioni procedenti, senza oneri, la consultazione per via
telematica dei loro archivi informatici, nel rispetto della riservatezza
dei dati personali. (R)
5. In tutti i casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce
direttamente informazioni relative a stati, qualità personali e fatti
presso l'amministrazione competente per la loro certificazione, il rilascio
e l'acquisizione del certificato non sono necessari e le suddette
informazioni sono acquisite, senza oneri, con qualunque mezzo idoneo ad
assicurare la certezza della loro fonte di provenienza. (R)
6. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione
tramite fax, o con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad
accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma
scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del
documento originale. (R)
Articolo 44 (R)
Acquisizione di estratti degli atti dello stato civile
1. Gli estratti degli atti di stato civile sono richiesti esclusivamente
per i procedimenti che riguardano il cambiamento di stato civile e, ove
formati o tenuti dagli uffici dello stato civile in Italia o dalle autorità
consolari italiane all'estero, vengono acquisiti d'ufficio.
2. Al di fuori delle ipotesi di cui al comma l le amministrazioni possono
provvedere all'acquisizione d'ufficio degli estratti solo quando ciò sia
indispensabile.
SEZIONE IV
ESIBIZIONE DI DOCUMENTO
Articolo 45 (L-R)
Documentazione mediante esibizione
1. I dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, la
cittadinanza, lo stato civile e la residenza attestati in documenti di
identità o di riconoscimento in corso di validità, possono essere
comprovati mediante esibizione dei documenti medesimi. È fatto divieto alle
amministrazioni pubbliche ed ai gestori o esercenti di pubblici servizi,
nel caso in cui all'atto della presentazione dell'istanza sia richiesta
l'esibizione di un documento di identità o di riconoscimento, di richiedere
certificati attestanti stati o fatti contenuti nel documento esibito. È,
comunque, fatta salva per le amministrazioni pubbliche ed i gestori e gli
esercenti di pubblici servizi la facoltà di verificare, nel corso del
procedimento, la veridicità e l'autenticità dei dati contenuti nel
documento di identità o di riconoscimento. (L)
2. Nei casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce informazioni
relative a stati, qualità personali e fatti attraverso l'esibizione da
parte dell'interessato di un documento di identità o di riconoscimento in
corso di validità, la registrazione dei dati avviene attraverso
l'acquisizione della copia fotostatica non autenticata del documento
stesso. (R)
3. Qualora l'interessato sia in possesso di un documento di identità o di
riconoscimento non in corso di validità, gli stati, le qualità personali e
i fatti in esso contenuti possono essere comprovati mediante esibizione
dello stesso, purché l'interessato dichiari, in calce alla fotocopia del
documento, che i dati contenuti nel documento non hanno subito variazioni
dalla data del rilascio. (R)
SEZIONE V
NORME IN MATERIA DI DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE
Articolo 46 (R)
Dichiarazioni sostitutive di certificazioni
1. Sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all'istanza,
sottoscritte dall'interessato e prodotte in sostituzione delle normali
certificazioni i seguenti stati, qualità personali e fatti:
a) data e il luogo di nascita;
b) residenza;
c) cittadinanza;
d) godimento dei diritti civili e politici;
e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
f) stato di famiglia;
g) esistenza in vita;
h) nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;
i) iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche
amministrazioni;
l) appartenenza a ordini professionali;
m) titolo di studio, esami sostenuti;
n) qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di
abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
o) situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei
benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
p) assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione
dell'ammontare corrisposto;
q) possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi
dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
r) stato di disoccupazione;
s) qualità di pensionato e categoria di pensione;
t) qualità di studente;
u) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di
tutore, di curatore e simili;
v) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
z) tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari,
ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di
servizio;
aa) di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di
provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di
decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario
giudiziale ai sensi della vigente normativa;
bb) di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
cc) qualità di vivenza a carico;
dd) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei
registri dello stato civile;
ee) di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver
presentato domanda di concordato.
(R)
Articolo 47 (R)
Dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà
1. L'atto di notorietà concernente stati, qualità personali o fatti che
siano a diretta conoscenza dell'interessato è sostituito da dichiarazione
resa e sottoscritta dal medesimo con la osservanza delle modalità di cui
all'articolo 38. (R)
2. La dichiarazione resa nell'interesse proprio del dichiarante può
riguardare anche stati, qualità personali e fatti relativi ad altri
soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza. (R)
3. Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge, nei rapporti
con la pubblica amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi,
tutti gli stati, le qualità personali e i fatti non espressamente indicati
nell'articolo 46 sono comprovati dall'interessato mediante la dichiarazione
sostitutiva di atto di notorietà. (R)
4. Salvo il caso in cui la legge preveda espressamente che la denuncia
all'Autorità di Polizia Giudiziaria è presupposto necessario per attivare
il procedimento amministrativo di rilascio del duplicato di documenti di
riconoscimento o comunque attestanti stati e qualità personali
dell'interessato, lo smarrimento dei documenti medesimi è comprovato da chi
ne richiede il duplicato mediante dichiarazione sostitutiva. (R)
Articolo 48 (R)
Disposizioni generali in materia di dichiarazioni sostitutive
1. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli
atti che sostituiscono.
2. Le singole amministrazioni predispongono i moduli necessari per la
redazione delle dichiarazioni sostitutive, che gli interessati hanno
facoltà di utilizzare. Nei moduli per la presentazione delle dichiarazioni
sostitutive le amministrazioni inseriscono il richiamo alle sanzioni penali
previste dall'articolo 76, per le ipotesi di falsità in atti e
dichiarazioni mendaci ivi indicate. Il modulo contiene anche l'informativa
di cui all'articolo 10 della legge 31 dicembre 1996, n. 675.
3. In tutti i casi in cui sono ammesse le dichiarazioni sostitutive, le
singole amministrazioni inseriscono la relativa formula nei moduli per le
istanze.
Articolo 49 (R)
Limiti di utilizzo delle misure di semplificazione
1. I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità
CE, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti da altro documento,
salvo diverse disposizioni della normativa di settore.
2. Tutti i certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni
scolastiche ai fini della pratica non agonistica di attività sportive da
parte dei propri alunni sono sostituiti con un unico certificato di
idoneità alla pratica non agonistica di attività sportive rilasciato dal
medico di base con validità per l'intero anno scolastico.
CAPO IV
SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
SEZIONE I
DISPOSIZIONI SULLA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
Articolo 50 (R)
Attuazione dei sistemi
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono ad introdurre nei piani di
sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progetti per la realizzazione
di sistemi di protocollo informatico in attuazione delle disposizioni del
presente testo unico.
2. Le pubbliche amministrazioni predispongono appositi progetti esecutivi
per la sostituzione dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici
conformi alle disposizioni del presente testo unico.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1° gennaio 2004 a
realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla
gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in
conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni
di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, nonché
dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi
regolamenti di attuazione.
4. Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento,
gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei
documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri
uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione
interna tra le aree stesse.
5. Le amministrazioni centrali dello Stato provvedono alla gestione
informatica dei documenti presso gli uffici di registrazione di protocollo
già esistenti alla data di entrata in vigore del presente testo unico
presso le direzioni generali e le grandi ripartizioni che a queste
corrispondono, i dipartimenti, gli uffici centrali di bilancio, le
segreterie di gabinetto.
Articolo 51(R)
Sviluppo dei sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni adottano un piano di sviluppo dei sistemi
informativi automatizzati in attuazione delle disposizioni del presente
testo unico e secondo le norme tecniche definite dall'Autorità per
l'informatica della pubblica amministrazione.
2. Le pubbliche amministrazioni provvedono a realizzare o revisionare
sistemi informativi finalizzati alla totale automazione delle fasi di
produzione, gestione, diffusione ed utilizzazione dei propri dati,
documenti, procedimenti ed atti in conformità alle disposizioni del
presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della
riservatezza dei dati personali.
3. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e
benefìci il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti
cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e
provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli
archivi cartacei con archivi informatici.
Articolo 52 (R)
Il sistema di gestione informatica dei documenti
1. Il sistema di gestione informatica dei documenti, in forma abbreviata
"sistema" deve:
a) garantire la sicurezza e l'integrità del sistema;
b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei
documenti in entrata e in uscita;
c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento
ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati
nell'adozione dei provvedimenti finali;
d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti
registrati;
e) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del
sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni
in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al
trattamento dei dati personali;
f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito del
sistema di classificazione d'archivio adottato.
Articolo 53 (R)
Registrazione di protocollo
1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito
dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione
delle seguenti informazioni:
a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema
e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal
sistema e registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i
destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f) l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica,
costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne
univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.
2. Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di
protocollo, costituito dall'elenco delle informazioni inserite con
l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno.
3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di
protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di
interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell'operatore, garantendo
la completezza dell'intera operazione di modifica o registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta
dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione di concerto
con il Ministro per la funzione pubblica, sono specificate le regole
tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle
operazioni di registrazione di protocollo.
5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e
spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi
le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica
amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni,
i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le
riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e
tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare
dell'amministrazione.
Articolo 54 (R)
Informazioni annullate o modificate
1. Le informazioni non modificabili di cui all'articolo 53 lett. a), b),
c), d), e) e f) sono annullabili con la procedura di cui al presente
articolo. Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base
di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura.
2. La procedura per indicare l'annullamento riporta, secondo i casi, una
dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da
consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla
data, all'identificativo dell'operatore ed agli estremi del provvedimento
d'autorizzazione.
Articolo 55 (R)
Segnatura di protocollo
1. La segnatura di protocollo è l'apposizione o l'associazione
all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle
informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare
ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste
sono:
a) il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato
all'articolo 57;
b) la data di protocollo;
c) l'identificazione in forma sintetica dell'amministrazione o dell'area
organizzativa individuata ai sensi dell'articolo 50, comma 4.
2. L'operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente
all'operazione di registrazione di protocollo.
3. L'operazione di segnatura di protocollo può includere il codice
identificativo dell'ufficio cui il documento e' assegnato o il codice
dell'ufficio che ha prodotto il documento, l'indice di classificazione del
documento e ogni altra informazione utile o necessaria, qualora tali
informazioni siano disponibili già al momento della registrazione di
protocollo.
4. Quando il documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è formato
e trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di protocollo può
includere tutte le informazioni di registrazione del documento.
L'amministrazione che riceve il documento informatico può utilizzare tali
informazioni per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo
del documento ricevuto.
5. Con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta
dell'Autorità per l'informatica nella pubblica Amministrazione di concerto
con il Ministro per la funzione pubblica, sono stabiliti il formato e la
struttura delle informazioni associate al documento informatico ai sensi
del comma 4.
Articolo 56 (R)
Operazioni ed informazioni minime del sistema di gestione informatica
dei documenti
1. Le operazioni di registrazione indicate all'articolo 53 e le operazioni
di segnatura di protocollo di cui all'articolo 55 nonché le operazioni di
classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la
tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle
pubbliche amministrazioni.
Articolo 57 (R)
Numero di protocollo
1. Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre
numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno solare.
SEZIONE SECONDA
ACCESSO AI DOCUMENTI E ALLE INFORMAZIONI
DEL SISTEMA
Articolo 58 (R)
Funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
1. L'accesso al sistema da parte degli utenti appartenenti
all'Amministrazione, nonché la ricerca, la visualizzazione e la stampa di
tutte le informazioni relative alla gestione dei documenti sono
disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal responsabile della
tenuta del servizio di cui all'articolo 61.
2. La ricerca delle informazioni del sistema è effettuata secondo criteri
di selezione basati su tutti i tipi di informazioni registrate. I criteri
di selezione possono essere costituiti da espressioni semplici o da
combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo di operatori logici.
Per le informazioni costituite da testi deve essere possibile la
specificazione delle condizioni di ricerca sulle singole parole o parti di
parole contenute nel testo.
3. Il sistema deve offrire la possibilità di elaborazioni statistiche sulle
informazioni registrate allo scopo di favorire le attività di controllo.
Articolo 59 (R)
Accesso esterno
1. Per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi,
possono essere utilizzate tutte le informazioni del sistema di gestione
informatica dei documenti anche mediante l'impiego di procedure applicative
operanti al di fuori del sistema e strumenti che consentono l'acquisizione
diretta delle informazioni da parte dell'interessato.
2. A tal fine le pubbliche amministrazioni determinano, nel rispetto delle
disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, e
nell'ambito delle misure organizzative volte ad assicurare il diritto di
accesso ai documenti amministrativi i criteri tecnici ed organizzativi per
l'impiego, anche per via telematica, del sistema di gestione informatica
dei documenti per il reperimento, la visualizzazione e la stampa delle
informazioni e dei documenti.
3. Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti che consentono
l'acquisizione diretta delle informazioni e dei documenti da parte
dell'interessato, le misure organizzative e le norme tecniche indicate al
comma 2 determinano, altresì, le modalità di identificazione del soggetto
anche mediante l'impiego di strumenti informatici per la firma digitale del
documento informatico, come disciplinati dal presente testo unico.
4. Nel caso di accesso effettuato da soggetti non appartenenti alla
pubblica amministrazione possono utilizzarsi le funzioni di ricerca e di
visualizzazione delle informazioni e dei documenti messe a disposizione -
anche per via telematica - attraverso gli uffici relazioni col pubblico.
Articolo 60 (R)
Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni che, mediante proprie applicazioni
informatiche, accedono al sistema di gestione informatica dei documenti
delle grandi aree organizzative omogenee di cui al comma 4 dell'articolo
50, adottano le modalità di interconnessione stabilite nell'ambito delle
norme e dei criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete
unitaria delle pubbliche amministrazioni.
2. Le pubbliche amministrazioni che accedono ai sistemi di gestione
informatica dei documenti attraverso la rete unitaria delle pubbliche
amministrazioni utilizzano funzioni minime e comuni di accesso per ottenere
le seguenti informazioni:
a) numero e data di registrazione di protocollo dei documenti, ottenuti
attraverso l'indicazione alternativa o congiunta dell'oggetto, della data
di spedizione, del mittente, del destinatario;
b) numero e data di registrazione di protocollo del documento ricevuto,
ottenuti attraverso l'indicazione della data e del numero di protocollo
attribuiti dall'amministrazione al documento spedito.
3. Ai fini del presente articolo, le pubbliche amministrazioni provvedono
autonomamente, sulla base delle indicazioni fornite dall'Autorità per
l'informatica nella pubblica amministrazione, alla determinazione dei
criteri tecnici ed organizzativi per l'accesso ai documenti e alle
informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti.
SEZIONE TERZA
TENUTA E CONSERVAZIONE DEL SISTEMA DI
GESTIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 61 (R)
Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi
documentali e degli archivi
1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del
protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli
archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai
sensi dell'articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa
area organizzativa omogenea.
2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in
possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico
archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo
le procedure prescritte dalla disciplina vigente.
3. Il servizio svolge i seguenti compiti:
a) attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni
della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e
abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di
protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo
unico;
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro
giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53;
d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano
ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque,
nel più breve tempo possibile;
e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri
differenti;
f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione
delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e
dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli
articoli 59e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli
articoli 67, 68 e 69;
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all'articolo 54;
h) vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente testo unico da parte
del personale autorizzato e degli incaricati.
Articolo 62 (R)
Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema
1. Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei
documenti dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di
salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile.
2. E' consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle
informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a
procedimenti conclusi.
3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il
responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei
documenti dispone, in relazione all'evoluzione delle conoscenze
scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la
riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi
supporti informatici.
4. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti
costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di
organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di
conservazione sostitutiva.
Articolo 63 (R)
Registro di emergenza
1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico,
della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo
svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo
su uno o più registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non
sia possibile utilizzare la normale procedura informatica. Sul registro di
emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio
dell'interruzione nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità
del sistema. (R)
2. Qualora l'impossibilità di utilizzare la procedura informatica si
prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il
responsabile per la tenuta del protocollo può autorizzare l'uso del
registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana.
Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di
autorizzazione. (R)
3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro
di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. (R)
4. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a
seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l'identificazione
univoca dei documenti registrati nell'ambito del sistema documentario
dell'area organizzativa omogenea. (R)
5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono
inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di
recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del
sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in
emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico
ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il
numero utilizzato in emergenza. (R)
SEZIONE QUARTA
SISTEMA DI GESTIONE DEI FLUSSI
DOCUMENTALI
Articolo 64(R)
Sistema di gestione dei flussi documentali
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine alla gestione dei
procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati,
valutando i relativi progetti in termini di rapporto tra costi e benefici,
sulla base delle indicazioni fornite dall'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione.
2. I sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i
procedimenti amministrativi di cui al comma 1 è finalizzata al
miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle
amministrazioni secondo i criteri di economicità, di efficacia dell'azione
amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge.
3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il sistema di
gestione informatica dei documenti.
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le
aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai
fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati
piani di classificazione d'archivio per tutti i documenti, compresi quelli
non soggetti a registrazione di protocollo.
Articolo 65 (R)
Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali
1. Oltre a possedere i requisiti indicati all'articolo 52, il sistema per
la gestione dei flussi documentali deve :
a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento
registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato;
b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i
fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione
delle fasi del procedimento;
c) fornire informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio;
d) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei
flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato
e l'iter dei procedimenti complessi.
Articolo 66 (R)
Specificazione delle informazioni previste dal sistema di gestione dei
flussi
documentali
1. Le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni
previste, delle operazioni di registrazione e del formato dei dati relativi
ai sistemi informatici per la gestione dei flussi documentali sono
specificate con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su
proposta dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione di
concerto con il Ministro della funzione pubblica.
SEZIONE QUINTA
DISPOSIZIONI SUGLI ARCHIVI
Articolo 67 (R)
Trasferimento dei documenti all'archivio di deposito
1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione
dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e
serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio
di deposito costituito presso ciascuna amministrazione. (R)
2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l'organizzazione che i
fascicoli e le serie avevano nell'archivio corrente. (R)
3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e
degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle
serie trasferite nell'archivio di deposito. (R)
Articolo 68 (R)
Disposizioni per la conservazione degli archivi
1. Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi
elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con
il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione
dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei
documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni contenute in materia di
tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni.
2. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del
movimento effettuato e della richiesta di prelevamento.
3. Si applicano in ogni caso, per l'archiviazione e la custodia dei
documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela
della riservatezza dei dati personali.
Articolo 69 (R)
Archivi storici
1. I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti
contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l'accesso, negli Archivi
di Stato competenti per territorio o nella separata sezione di archivio
secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di tutela dei
beni culturali.
SEZIONE SESTA
ATTUAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEI SISTEMI
Articolo 70 (R)
Aggiornamenti del sistema
1. Le pubbliche amministrazioni devono assicurare, per ogni aggiornamento
del sistema, il pieno recupero e la riutilizzazione delle informazioni
acquisite con le versioni precedenti.
CAPO V
CONTROLLI
Articolo 71 (R)
Modalità dei controlli
1. Le amministrazioni procedenti sono tenute ad effettuare idonei
controlli, anche a campione, e in tutti i casi in cui sorgono fondati
dubbi, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive di cui agli
articoli 46 e 47. (R)
2. I controlli riguardanti dichiarazioni sostitutive di certificazione sono
effettuati dall'amministrazione procedente con le modalità di cui
all'articolo 43 consultando direttamente gli archivi dell'amministrazione
certificante ovvero richiedendo alla medesima, anche attraverso strumenti
informatici o telematici, conferma scritta della corrispondenza di quanto
dichiarato con le risultanze dei registri da questa custoditi. (R)
3. Qualora le dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47 presentino delle
irregolarità o delle omissioni rilevabili d'ufficio, non costituenti
falsità, il funzionario competente a ricevere la documentazione dà notizia
all'interessato di tale irregolarità. Questi è tenuto alla regolarizzazione
o al completamento della dichiarazione; in mancanza il procedimento non ha
seguito. (R)
4. Qualora il controllo riguardi dichiarazioni sostitutive presentate ai
privati che vi consentono di cui all'articolo 2, l'amministrazione
competente per il rilascio della relativa certificazione, previa
definizione di appositi accordi, è tenuta a fornire, su richiesta del
soggetto privato corredata dal consenso del dichiarante, conferma scritta,
anche attraverso l'uso di strumenti informatici o telematici, della
corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei dati da essa
custoditi. (R)
Articolo 72 (R)
Responsabilità dei controlli
1. Ai fini dei controlli di cui all'articolo 71 le amministrazione
certificanti individuano e rendono note le misure organizzative adottate
per l'efficiente, efficace e tempestiva esecuzione dei controlli medesimi e
le modalità per la loro esecuzione. (R)
2. La mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni
costituisce violazione dei doveri d'ufficio. (R)
CAPO VI
SANZIONI
Articolo 73 (L)
Assenza di responsabilità della pubblica amministrazione
1. Le pubbliche amministrazioni e i loro dipendenti, salvi i casi di dolo o
colpa grave, sono esenti da ogni responsabilità per gli atti emanati,
quando l'emanazione sia conseguenza di false dichiarazioni o di documenti
falsi o contenenti dati non più rispondenti a verità, prodotti
dall'interessato o da terzi.
Articolo 74 (L-R)
Violazione dei doveri d'ufficio
1. Costituisce violazione dei doveri d'ufficio la mancata accettazione
delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà
rese a norma delle disposizioni del presente testo unico. (L)
2. Costituiscono altresì violazioni dei doveri d'ufficio:
a) la richiesta di certificati o di atti di notorietà nei casi in cui, ai
sensi dell'articolo 43, ci sia l'obbligo del dipendente di accettare la
dichiarazione sostitutiva; (R)
b) il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l'attestazione
di stati, qualità personali e fatti mediante l'esibizione di un documento
di riconoscimento; (R)
c) la richiesta e la produzione, da parte rispettivamente degli ufficiali
di stato civile e dei direttori sanitari, del certificato di assistenza al
parto ai fini della formazione dell'atto di nascita. (R)
Articolo 75 (R)
Decadenza dai benefici
1. Fermo restando quanto previsto dall'articolo 76, qualora dal controllo
di cui all'articolo 71 emerga la non veridicità del contenuto della
dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti
al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera.
Articolo 76 (L)
Norme penali
1. Chiunque rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso
nei casi previsti dal presente testo unico è punito ai sensi del codice
penale e delle leggi speciali in materia.
2. L'esibizione di un atto contenente dati non più rispondenti a verità
equivale ad uso di atto falso.
3. Le dichiarazioni sostitutive rese ai sensi degli articoli 46 e 47 e le
dichiarazioni rese per conto delle persone indicate nell'articolo 4, comma
2, sono considerate come fatte a pubblico ufficiale.
4. Se i reati indicati nei commi 1, 2 e 3 sono commessi per ottenere la
nomina ad un pubblico ufficio o l'autorizzazione all'esercizio di una
professione o arte, il giudice, nei casi più gravi, può applicare
l'interdizione temporanea dai pubblici uffici o dalla professione e arte.
CAPO VII
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 77 (L-R)
Norme abrogate
1. Dalla data di entrata in vigore del presente testo unico sono abrogati:
la legge 4 gennaio 1968 n.15; l'articolo 2, comma 15, primo periodo della
legge 24 dicembre 1993 n.537; l'articolo 2 commi 3, 4, 7, 9 e 10 e
l'articolo 3 commi 1, 4, 5, e 11 come sostituito dall'articolo 2, comma 10
della legge 16 giugno 1998, n. 191, della legge 15 maggio 1997 n. 127;
l'articolo 2, comma 11 della citata legge 16 giugno 1998 n. 191; gli
articoli 2 e 3 della legge 24 novembre 2000, n.340; l'articolo 55, comma 3
della legge 21 novembre 2000, n.342. (L)
2. Sono altresì abrogati: il D.P.R. 10 novembre 1997 n. 513; il D.P.R. 20
ottobre 1998 n. 403; il D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428; i commi 2 e 3
dell'articolo 37 del D.P.R. 30 maggio 1989, n. 223. (R)
Articolo 78 (L-R)
Norme che rimangono in vigore
1. Dalla data di entrata in vigore del presente testo unico restano
comunque in vigore :
a) le vigenti disposizioni legislative e regolamentari in materia di
trasmissione delle dichiarazioni fiscali di cui al D.P.R. 22 luglio 1998,
n. 322, al D.P.R. 14 ottobre 1999, n. 542, al D.P.R. 10 marzo 2000, n. 100,
al decreto direttoriale 31 luglio 1998, al decreto direttoriale 29 marzo
2000, al D.M. 31 maggio 1999, n. 164, e le disposizioni di cui al decreto
legislativo 31 marzo 1998, n. 109 concernenti la dichiarazione sostitutiva
unica per la determinazione dell'indicatore della situazione economica
equivalente dei soggetti che richiedono prestazioni sociali agevolate;;
b) il D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642 in materia di imposta di bollo;
c) gli articoli 18 e 30 della legge 7 agosto 1990 n. 241;
d ) l'articolo 2, comma 15, secondo periodo della legge 24 dicembre 1993
n.537;
e) le disposizioni in materia di dati personali di cui alla legge 31
dicembre 1996, n. 675 e ai decreti legislativi adottati in attuazione delle
leggi 31 dicembre 1996, n. 676 e 6 ottobre 1998, n. 344;
f) fino alla loro sostituzione, i regolamenti ministeriali, le direttive e
i decreti ministeriali a contenuto generale, nonché le regole tecniche già
emanate alla data di entrata in vigore del presente testo unico;
g) tutte le disposizioni legislative in materia di conservazione di beni
archivistici di cui al capo II del d.Lgs. 29 ottobre 1999, n. 490.
2. Per le forze di polizia, restano in vigore, con riferimento agli
articoli 43, comma 4, 59 e 60, le particolari disposizioni di legge e di
regolamento concernenti i trattamenti di dati personali da parte delle
forze dell'ordine, ai sensi dell'articolo 4 legge 31 dicembre 1996, n. 675.
TAVOLA DI CORRISPONDENZA
DEI RIFERIMENTI PREVIGENTI AL
TESTO UNICO DELLE DISPOSIZIONI LEGISLATIVE E REGOLAMENTARI IN MATERIA DI
DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
ARTICOLATO DEL TESTO UNICO RIFERIMENTO
PREVIGENTE
|
Articolato
del testo unico
|
riferimento
previgente
|
|
Articolo 1 (Definizioni)
comma 1 lettera a)
|
articolo 22,
comma 2 L.241/90 e art. 7, comma 6 D.P.R. 403/98
|
|
comma
1 lettera b)
|
articolo 1, comma
1, lett. a) D.P.R. 513/97
|
|
comma 1 lettere c), d)
|
----
|
|
comma 1 lettera e)
|
articolo1,
comma1, lett.b) D.P.C.M. n. 437/99
|
|
comma 1 lettere f), g),
h)
|
|